Modul Pengajian Sistem Imformasi Sumber Daya Manusia

Abstract
This paper describes the development of software application for management needs using intranet computer network infrastructure, especially for the Payroll System which is a part of Human Resource Management Information System. Using Tree Tier Architecture based on web technology and supported by Open Source tools (LINUX Operating System, Apache Web Server, PostgreSQL Database Server, PHP Programming Language and PdfLib Lite Library), the system can be easily accessed by client computer using Web Browser. Besides intending to increase the use of the existing intranet, this system is also expected to help accelerate the work process of compensation administration section in calculating and making the details of employee’s salaries, making reports in standard formats, and searching data related to salary matters.
Intisari
Makalah ini menjelaskan pembuatan suatu aplikasi perangkat lunak yang memanfaatkan infrastruktur jaringan komputer intranet untuk keperluan manajemen organisasi, khususnya dalam sistem penggajian yang merupakan bagian/subsistem dari Sistem Infromasi Sumber Daya Manusia. Dengan menggunakan arsitektur Three Tier berbasis teknologi web dan didukung dengan perangkat-perangkat yang bersifat Open Source (Sistem Operasi LINUX, Web Server Apache, Database Server PostgreSQL, Bahasa Pemrograman PHP dan PdfLib Lite Library), sistem ini dapat diakses dengan mudah melalui web browser oleh komputer client. Selain bertujuan untuk meningkatkan penggunaan intranet yang ada, sistem ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses kerja bagian administrasi penggajian dalam perhitungan dan pembuatan rincian gaji para pegawai, pembuatan laporan dengan format standar, serta pencarian data yang berhubungan dengan masalah gaji.
1. Pendahuluan
Sistem Informasi Manajemen dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam organisasi, dimana tercakup didalamnya antara lain : proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Secara akurat Sistem Informasi Manajemen harus dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu bagian dari Sistem Informasi Manajemen yang penting adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), karena sumber daya manusia merupakan aset yang sangat berharga bagi organisasi.
Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. SISDM merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia. [SIM97]
Secara umum tujuan dari penelitian ini adalah membangun SISDM secara online yang dapat diterapkan pada semua unit kerja LIPI dengan memanfaatkan jaringan komputer intranet yang telah ada. Keseluruhan sistem yang dibangun terdiri dari beberapa bagian/subsistem, meliputi : modul administrasi biodata pegawai, modul perencanaan dan pengembangan pegawai, modul penggajian, modul pencatatan kehadiran pegawai dan modul pelayanan informasi pegawai. [MED03]Gambar 1.1. Arsitektur SISDM.
Dalam makalah ini akan secara khusus dibahas mengenai perancangan dan implementasi dari salah satu subsistem dari SISDM diatas, yaitu Modul Penggajian.
2. Sistem Penggajian
Sistem Penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggungjawab Manajemen Sumber Daya Manusia. Gaji merupakan kembalian-kembalian finansial yang diterima oleh para pegawai sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi. Sistem Penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian pegawai, memantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan gaji pegawai [MIC95]. Modul Penggajian yang dibangun dalam penelitian ini mengacu pada aturan Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang berlaku di Indonesia, dimana struktur gaji terdiri dari beberapa komponen, yaitu gaji pokok, tunjangan keluarga yang terdiri dari tunjangan istri/suami dan tunjangan anak, tunjangan jabatan fungsional atau jabatan struktural, tunjangan beras, pajak penghasilan (PPh), iuran wajib pegawai IWP, potongan lain-lain (seperti sewa rumah dinas, potongan tugas belajar luar negeri, dan lainnya) dan pembulatan gaji ke kelipatan seratus. [BAD02]
Nilai gaji pokok ditentukan oleh golongan ruang kepangkatan, masa kerja dan status kepegawaian. Tunjangan keluarga dihitung berdasarkan gaji pokok, yaitu lima persen untuk tunjangan istri/suami dan dua persen untuk tunjangan masing-masing anak. Nilai IWP adalah sebesar sepuluh persen dari penjumlahan gaji pokok dan tunjangan keluarga. Selain gaji pokok, komponen-komponen gaji yang digunakan dalam perhitungan PPh adalah tunjangan keluarga, tunjangan jabatan, tunjangan beras, pembulatan gaji dan PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak). Perhitungan PPh tersebut adalah sebagai berikut :PPh = (penghasilan - (5% X penghasilan) - (4,75% X (gaji pokok + tunjangan keluarga)) – PTKP) X 10%,dimana nilai penghasilan dari formula di atas adalah penjumlahan dari gaji pokok, tunjangan keluarga, tunjangan jabatan, tunjangan beras dan pembulatan gaji.
Selain informasi gaji, keluaran dari Modul Penggajian ini adalah laporan bulanan penggajian yang digunakan untuk pengajuan gaji pegawai kepada KPKN (Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara). Laporan bulanan ini terdiri dari : daftar komposisi pegawai PNS/CPNS dan jumlah keluarganya, daftar PPh masing-masing pegawai, daftar nama-nama pegawai yang mendapatkan tunjangan jabatan, daftar rincian gaji pegawai per golongan berikut rekapitulasi gaji per lembar laporan, dan rekapitulasi keseluruhan gaji per golongan. Selain laporan bulanan untuk KPKN, Modul Penggajian yang dibuat juga harus dapat membuat daftar rincian gaji per pegawai untuk keperluan internal unit kerja.
3. Perangkat Pendukung
Pembangunan SISDM ini didukung oleh perangkat-perangkat yang bersifat open source, yang pada era teknologi informasi saat ini penggunaannya semakin meningkat di dunia pemrograman dan pengembangan perangkat lunak. Perangkat open source yang digunakan pada pembangunan sistem ini adalah Sistem Operasi LINUX, Web Server Apache, Database Server PostgreSQL, Bahasa Pemrograman PHP dan PdfLib Lite Library. Dengan menggunakan arsitektur Three Tier yang didukung oleh perangkat-perangkat tersebut diatas, sistem ini mempunyai keunggulan dalam hal efektifitas sistem keamanan database, biaya overhead dan unjuk kerja dari aplikasi yang dihasilkan.
LINUX merupakan sistem operasi yang kompatibel dengan UNIX yang berisi kernel dan sekumpulan program-program aplikasi lain. Sistem operasi ini telah terbukti kestabilannya dan memenuhi sejumlah kriteria kualitas yang ada. Apache adalah web server yang bejalan pada LINUX dengan kualitas yang baik dan kemudahan dalam instalasi. Bahasa pemrograman PHP digunakan untuk membuat aplikasi tyang diljalankan di atas teknologi web. Proses aplikasi ini secara keseluruhan dikerjakan di web server dan akan memberikan hasil pada web browser. Database Server PostgreSQL dibuat untuk memenuhi kebutuhan database server yang bersifat open source. Selain menawarkan fitur standar bahasa SQL (Structured Query Laguage), database server ini memberikan fitur tambahan berupa class, inheritance, type dan function, sehingga database ini termasuk dalam kelompok ORDBMS (Object Relational Database Management System). Fitur penting lain yang dimiliki PostgreSQL antara lain : constraint, triggers, rule dan transaction integrity yang memberikan kemudahan dalam proses implementasi. PdfLib Lite merupakan library yang berisi kumpulan fungsi-fungsi dalam PHP untuk membuat dokumen dalam format standar PDF (Portable Document Format). Format file PDF bersifat cross platform, dapat dibuka pada berbagai sistem operasi. Format file PDF telah umum digunakan di dunia internet sebagai standar format dokumen yang siap cetak dengan ukuran file yang kecil.
4. Perancangan
Rancangan Basis Data
Basis data yang dirancang untuk Modul Penggajian menyimpan data-data antara lain : golongan ruang kepangkatan, biodata pegawai, daftar gaji pokok, penanggungjawab penggajian, daftar PTKP, tunjangan wajib, tunjangan jabatan, potongan wajib, potongan khusus pegawai, dan rincian komponen gaji. Relasi dari data-data tersebut dapat dilihat dari hubungan tabel-tabel pada gambar berikut :
Gambar 4.1. Struktur Basis Data Modul Penggajian.
Tabel Tunjangan Wajib berisi data-data yang berhubungan dengan tunjangan keluarga dan tunjangan beras. Potongan bantuan perumahan dan iuran wajib pegawai, disimpan pada tabel Potongan Wajib. Besarnya potongan bantuan perumahan ditentukan oleh golongan ruang. Tabel Potongan khusus menyimpan data potongan-potongan gaji dimana datanya berbeda untuk setiap pegawai. Data pada tabel Tunjangan Wajib dan Potongan Wajib berlaku sama untuk semua pegawai, tetapi untuk tabel Potongan khusus, data berbeda untuk masing-masing pegawai. Tabel Golongan dan Biodata Pegawai dalam Modul Penggajian ini berfungsi sebagai tabel referensi. Pengelolaan kedua tabel tersebut dilakukan pada Modul Administrasi Biodata Pegawai. Tabel Rincian Gaji merupakan tabel turunan hasil pengambilan dan perhitungan data yang diperoleh dari tabel-tabel lainnya. Tabel ini dibuat untuk memudahkan pembuatan format-format standar keluaran Modul Penggajian ini.
Rancangan Software Aplikasi
Dalam merancang software aplikasi diperlukan perangkat perancangan DFD (Data Flow Diagram). Perangkat ini digunakan untuk menjelaskan software aplikasi sebagai jaringan kerja antar proses-proses yang berhubungan satu sama lain. Pada diagram ini ditunjukkan bagaimana aliran data dari satu proses ke proses lain atau ke tempat penyimpanan data. DFD dibuat secara bertingkat, dimana suatu proses akan dijelaskan secara rinci pada DFD tingkat yang lebih tinggi [KEN95]. Gambar berikut adalah DFD tingkat 1 dari Modul Penggajian :
Gambar 4.2. DFD Tingkat 1 Modul Penggajian.
Pada SISDM setiap user login mempunyai tipe user yang menentukan hak akses terhadap modul-modul yang ada. Untuk dapat menjalankan Modul Penggajian ini, operator harus terlebih dahulu melakukan login dengan user id dan password dengan tipe user sesuai untuk mengakses modul ini. Setelah melalui proses validasi login, operator yang mempunyai hak akses terhadap modul ini dapat menjalankan proses-proses untuk memanipulasi, menyeleksi, menghitung data yang berhubungan dengan masalah penggajian, dan membuat laporan dalam format PDF yang dapat dicetak melalui printer. Proses manipulasi data terdiri dari proses menambahkan, menyunting/mengubah data dan menghapus data. Data yang tersimpan dalam basis data dapat ditampilkan pada layar monitor secara keseluruhan dari suatu tabel (operasi melihat data) atau dengan menyeleksi data berdasarkan kata kunci tertentu (operasi mencari data). Untuk mendapatkan keluaran data rincian gaji seorang pegawai atau membuat keluaran berupa laporan yang dapat dicetak, modul ini harus melakukan perhitungan terhadap masing-masing komponen gaji.
5. Implementasi
Tahap implementasi dimulai dengan membuat basis data dalam PostgreSQL dengan mengkonversikan rancangan basis data menjadi tabel-tabel data, manambahkan batasan-batasan integritas, membuat fungsi-fungsi yang diperlukan dan membuat view untuk menggabung beberapa tabel. Software aplikasi dibuat dalam bahasa PHP untuk mengakses basis data yang telah dibuat sebelumnya. Proses perhitungan data penggajian merupakan proses penting dalam modul ini, berikut adalah bagian program yang melakukan proses perhitungan tersebut.
Gambar 5.1. Algoritma Perhitungan Gaji
Tampilan utama dari Modul Penggajian dapat dilihat pada Gambar 5.2. Tampilan ini muncul pada layar setelah operator login ke SISDM, dimana login tersebut mempunyai tipe sebagai adminstrator penggajian. Menu utama dari modul ini terdiri dari operasi-operasi : menambah data, melihat data, mencari data, membuat laporan dan logout. Mengubah dan menghapus data dapat dilakukan setelah operator melakukan operasi melihat data atau mencari data, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5.3.
Gambar 5.2. Tampilan Utama Modul Penggajian.
Gambar 5.3. Tampilan Hasil Operasi Melihat Data.
Data rincian gaji pegawai dapat dilihat melalui halaman web atau melalui dokumen PDF yang dapat dibuka melalui web browser. Gambar 5.4. menunjukkan tampilan dari data rincian gaji yang dibuka melalui halaman web. Laporan bulanan untuk KPKN sebagai keluaran utama dari modul ini, dibuat dalam bentuk dokumen PDF. Dokumen ini dapat dicetak dalam ukuran kertas yang dapat disesuaikan. Laporan ini tersusun dari beberapa halaman dengan berbagai macam data seperti yang telah dijelaskan pada Bab 2. Gambar 5.5 memperlihatkan salah satu halaman dari laporan bulanan tersebut.
Gambar 5.4. Tampilan Rincian Gaji Pegawai
Gambar 5.5. Laporan Bulanan KPKN
6. Penutup
Modul Penggajian yang dibuat diharapkan dapat mendukung kegiatan administrasi kepegawaian, khususnya masalah penggajian. Administrasi penggajian yang sebelumnya dilakukan secara manual pada komputer stand-alone, akan lebih mudah dikelola dengan adanya modul ini. Data penggajian dapat diakses secara on-line melalui komputer yang terhubung ke intranet tanpa ketergantungan pada platform tertentu. Dengan tersimpannya data pada database yang terhubung pada server maka proses perubahan dan pencarian data akan lebih mudah dan lebih cepat. Arsitektur Three Tier berbasis teknologi web yang digunakan dalam sistem ini memberikan kemudahan dalam perubahan, pemeliharaan ataupun perbaikan software aplikasi.
Modul penggajian ini belum merupakan sistem yang sempuna secara keseluruhan, sehingga dibutuhkan penyempurnaan secara berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan. Untuk pengembangan lebih lanjut, pada sistem ini perlu ditambahkan fungsi-fungsi yang mengelola komponen kompensasi selain gaji, seperti honor, insentif atau bonus yang berlaku di lingkungan internal unit kerja.