Dalam upaya mencapai effesiensi kerja faktor kehadiran (absensi) karyawan merupakan hal yang cukup penting, apalagi berhubungan dengan produksi, penggajian, prestasi kerja, dll. Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional memerlukan banyak intervensi pegawai bagian administrasi kepegawaian (SDM/ human resources management ) maupun kejujuran karyawan, Hal ini dimungkinkan adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya. Dengan sistem absensi berbasis biometrics (sidik jari) proses pengambilan informasi kehadiran karyawan menjadi hampir 100% akurat karena didasarkan sidik jari masing-masing serta proses pencatatan dan pelaporannya menjadi otomatis oleh software khusus. Kesalahan maupun manipulasi catatan dapat dihilangkan karena intervensi pegawai administrasi menjadi minimal. Informasi yang akurat merefleksikan kondisi yang sebenarnya menjadi landasan untuk pengambilan keputusan serta kebijakan untuk kemajuan suatu instansi/lembaga.
1. Pendahuluan
Pencatatan absensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM / human resources management). Informasi yang mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji / upah, produktivitas, atau kemajuan instansi/lembaga secara umum.
Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional memerlukan banyak intervensi pegawai bagian administrasi SDM maupun kejujuran karyawan yang sedang dicatat kehadirannya. Hal ini sering memberikan peluang adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya.
Proses pencatatan dan pelaporan kehadiran karyawan merupakan proses yang repetitif (berulang). Karyawan datang pada waktu tertentu dan mengambil kartu absensi dari rak kartu, kemudian memasukkan kartu tersebut ke dalam mesin pencetak waktu dan tanggal pada kartu tersebut. Selanjutnya menyimpannya kembali dirak kartu. Setiap periode tertentu pegawai administrasi mengambil kartu-kartu absensi tersebut dan mentabulasikan data-data absensi tersebut dalam spreadsheet dikomputer dan menyimpan kembali kartu-kartu tersebut pada rak ditempatnya masing-masing. Prosedur tersebut diulang-ulang terus menerus tanpa banyak perubahan. Pengulangan prosedur pencatatan absensi dan pelaporan pengupahan tersebut sebenarnya sangat cocok untuk menggunakan proses terotomatisasi seluruhnya oleh komputer
Dengan adanya sistem pencatatan dan pelaporan berbasis biometrics (sidik jari) pengulangan tadi dapat sebagian besar dilakukan oleh komputer. Proses pengambilan informasi kehadiran karyawan menjadi hampir 100% akurat karena didasarkan sidik jari masing-masing serta proses pencatatan dan pelaporannya menjadi otomatis oleh software khusus. Kesalahan maupun manipulasi catatan dapat dihilangkan karena intervensi pegawai administrasi menjadi minimal
2. Permasalahan
Dari permasalahan yang ada maka dilakukan perbandingan – perbandingan antara lain:
1. Pencatatan absensi dan pelaporan menggunakan kartu absensi dan jam pencetak waktu konvensional.
Gambar 1. Pencatatan absensi konvensional.
2. Pencatatan menggunakan kartu magnetik atau kartu berkode (bar code)
3. Pencatatan absensi dan pelaporan menggunakan sidik jari dan integrasi ke software pelaporan dan kepegawaian.
| No | Faktor kelemahan | Kartu absensi dan pencetak waktunya (1) | Magnetic tape reader / bar code reader (2) | Finger print scanner & software absensi & pengupahan (3) |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Ketidakjujuran karyawan via “buddy punching�? (teman sekerja yang mencatatkan kehadiran) | Seringkali terjadi. Kartu absensi digunakan bersama-sama | Dapat terjadi. Kartu magnetik dapat digunakan bersama-sama | Tidak mungkin terjadi. Sidik jari tidak dapat digunakan oleh rekan sekerjanya yang lain. |
| 2. | Manipulasi atau hilangnya kartu absensi | Mungkin terjadi Kartu absensi dapat dipertukarkan antar rekan sekerja | Mungkin terjadi Kartu magnetik dapat dipertukarkan antar rekan sekerja | Tidak mungkin terjadi Tidak menggunakan kartu absensi, sidik jari seseorang selalu unik (tidak ada yang sama). Dapat menggunakan lebih dari 1 jari sebagai identifikasi |
| 3. | Kesalahan/ ketidakakuratan pencatatan waktu kerja karyawan | Kurang akurat. Pencetak waktu dapat diset atau reset manual, sehingga mungkin dapat menjadi tidak akurat | Akurat Pencatatan waktu menggunakan komputer, sangat akurat | Akurat Pencatatan waktu menggunakan komputer, sangat akurat |
| 4. | Otomatisasi sistem pelaporan dan integrasi dengan sistem informasi kepegawaian | Secara manual Hrs dilakukan secara manual, kemungkinan kesalahan penyalinan data dari kartu absensi cukup besar | Dapat secara otomatis Mungkin dapat diintegrasikan dengan sistem terkomputerisasi. | Otomatis dan integrasi ke sistem kepegawaian Selalu dapat dilakukan otomatisasi pelaporan, menggunakan sistem yang terintegrasi. |
Kelemahan sistem konvensional adalah terbukanya peluang manipulasi, kesalahan pencatatan, maupun hilangnya catatan kehadiran seorang karyawan. Juga, terbuka kemungkinan terjadinya “buddy punching�? dimana rekan sekerja yang lain mencatatkan waktu kerja yang bukan dirinya. Hal ini membuat pencatatan waktu kehadiran karyawan menjadi tidak akurat.
Integrasi ke sistem kepegawaian membutuhkan analisis dan perancangan software yang terpadu, dengan sistem konvensional cukup sulit untuk diotomatisasikan karena pencatatan informasi kehadiran secara manual. Pencatatan menggunakan komputer seperti pada penggunaan sidik jari ini sangat memungkinkan keterpaduan dengan sistem kepegawaian serta pengembangan sistem lebih lanjut.
3. Pemecahan masalah
Sistem pencatatan kehadiran berbasis biometrics (sidik jari) mampu menjawab permasalahan absensi diatas. Berdasarkan perbandingan dengan sistem lain pada tabel sebelumnya, sistem berbasis biometrics mempunyai keunggulan sbb:
• Sidik jari tidak dapat dipalsukan dan digandakan.
Karyawan yang mencatatkan kehadirannya di sistem biometriks ini adalah benar-benar karyawan yang namanya tercantum dalam record komputer di database kepegawaian.
• Kesalahan pencatatan dan manipulasi data dapat diminimalkan.
Data absensi karyawan menjadi sangat akurat. Semuanya terautomatisasi dengan sistem kepegawaian sehingga intervensi manual oleh unauthorized user dapat dihindari.
• Sistem pelaporan terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian.
Pencatatan absensi, pelaporan, dan proses selanjutnya seperti pengupahan, prestasi kerja, uang transport, dst. dapat diintegrasikan bersama - sama. Sistem terpadu menghasilkan laporan yang akurat, cepat, dan efisien.
• Sangat mudah digunakan
User hanya perlu menekan sensor dengan salah satu jari (misal jempol atau telunjuk) dan proses sisanya ditangani oleh sistem ini. Tampilan di layar monitor menggunakan grafis dan sangat informatif. Misalnya photo akan muncul, berikut nomor pegawai, dan waktu kehadiran secara singkat dan jelas.
4. Spesifikasi teknis prototype
1. Gambar produk
2. Cara kerja
Inisialisasi:
Penggunaan Sistem Pencatatan Absensi Biometrics:
Awalnya setiap karyawan akan didaftarkan sidik jarinya ke dalam database sidik jari biometrics, jari yang didaftarkan dapat lebih dari satu jika salah satu jarinya tidak secara sempurna digunakan sebagai identifikasi. Informasi setiap karyawan sebagai acuan dapat menggunakan database kepegawaian yang telah dirancang atau sistem kepegawaian rancang bangun terbaru.[1]
Untuk digunakan sebagai pencatat absensi, karyawan pengguna hanya perlu menempelkan jarinya pada sensor di dekat layar monitor. Selanjutnya sistem biometrics akan mendeteksi sendiri siapa karyawan tersebut dan mencatat waktu kedatangan / kepulangannya sesuai dengan waktu di CMOS clock komputer. Informasi ini akan disimpan pada database kepegawaian untuk perhitungan selanjutnya.
3. Fitur dan keunggulan sistem
• Solusi lengkap sistem absensi biometrics, dimana hardware sensor, custom-designed software, dan packaging nya dalam satu paket lengkap.
• Sistem ini sangat mudah digunakan, sensor dapat membaca sidik jari pada sudut apa saja, bahkan terbalik sekalipun. Software driver sensor mampu mengenalinya dengan baik.
• Pengamanan pembacaan sidik jari dari pembacaan sidik jari sebelumnya. Pembacaan bayang-bayang sidik jari dari user sebelumnya dapat tersisa, tapi sistem ini akan menghilangkannya sehingga pembacaan selanjutnya menjadi lebih akurat.
• Link data dari sensor ke Biometrics Server yang aman. Data dikirim menggunakan link yang terotorisasi secara “challenge-response�?. Jadi data yang lain tidak dapat dikirim ulang untuk otorisasi.
• Template sidik jari dan data-data user diproteksi secara internal dengan menggunakan teknik 128-bit enkripsi.
• Gambar image sidik jari tidak disimpan, tapi hanya kalkulasi matematisnya saja. Jadi, identitas masing-masing sidik jari tidak dapat digandakan.
5. Kesimpulan
Sistem absensi biometrics ini tentunya akan menyelesaikan masalah-masalah klasik pencatatan absensi, yaitu diantaranya buddy punching, kartu yang hilang, pencatatan absensi yang kurang akurat, hingga keamanan informasi. sistem yang akan dibangun tentunya harus sesuai dengan kebutuhan sehingga pemanfaatannya menjadi tepat guna. pengembangan lebih lanjut berikut ujicoba yang teliti yang mencakup semua aspek pemakaian sistem ini perlu dilaksanakan sehingga menjadikan sistem yang handal dan sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar